Ưu điểm của gửi phiếu lương cho từng người qua email từ excel
Theo quy định, mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, trong đó ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ qua các hình thức như in phiếu lương ra giấy, hoặc gửi phiếu lương cho từng người qua email
việci thông báo bảng kê trả lương cho người lao động qua email có ý nghĩa như sau:
– Giúp đảm bảo tính công khai, minh bạch về tiền lương của người lao động. Để người lao động nắm được chi tiết rõ ràng những thông tin liên quan đến lợi ích được hưởng của chính mình.
– Đồng thời mang lại tiện ích cho bộ phận nhân sự và kế toán trong việc theo dõi bảng lương, quá trình làm việc của từng lao động trong công ty.
– giúp hạn chế những tranh chấp lao động liên quan đến tiền lương.
Việc gửi phiếu lương cho từng người có ý nghĩa quan trọng như vậy, tuy nhiền kế toán hoặc nhân sự phụ trách tính lương thường mất rất nhiều thời gian để gửi thông tin lương đến từng người, đó là do các nhân viên đó không biết tận dụng các tiện ích excel để hỗ trợ trong công việc
Trong bài viết này tôi sẽ chia sẻ không chỉ 1 mà tận 3 cách gửi phiếu lương cho từng người qua email bằng tiện íc myexcel (một tiện ích dành cho excel bổ sung 100 tính năng) với những ưu điểm sau:
- Tích hợp thẳng vào file excel tính lương của người dùng, vì vậy bạn không cần thiết kế lại file tính lương
- gửi được cả bằng gmail và outlook
- Hỗ trợ cc, bcc và hỗ trợ đính kèm file
- Tự động tất cảc bước (tự tạo phiếu lương cho từng người sau đó đính kèm vào email và gửi đi)
Nguyên tắc chung để gửi phiếu lương cho từng người qua email từ excel
Nguyên tắc 1: kế toán, nhân sự phải cài đặt tiện ích myexcel mới hỗ trợ tính năng gửi lương qua email
Hướng dẫn Cài MyExcelSau khi cài xong, trên Excel của kế toán, nhân sự sẽ được tích hợp thêm Tab MyExcel bổ sung tính năng gửi phiếu lương qua email hay còn gọi là auto payslip
Lưu ý: Tính năng số 2 và số 3 không mở sẵn cho tất cả người dùng (tính năng gửi phiếu lương có mật khẩu)
Nguyên tắc 2: Khai báo tài khoản email để gửi phiếu lương
Như chia sẻ ban đầu, bạn hoàn toàn có thể gửi phiếu lương bằng gmail hoặc outlook, tuy nhiên trước khi gửi phiếu lương bạn cần khai báo tài khoản để gửi thư đi
Bạn có thể click vào link này để biết cách khai báo: https://myexcel.vn/huong-dan-khai-bao-tai-khoan-gui-thu-dung-de-gui-mail-hang-loat-bang-tien-ich-myexcel/
Nguyên tắc 3: Tạo phiếu lương để gửi mail
Để tạo phiếu lương phục vụ gửi mail, bạn chỉ cần đặt công thức sao cho khi 1 ô thay đổi giá trị (1,2,3…10) thì phiếu lương sẽ nhẩy theo từng người. Nếu bạn không biết dùng công thức, MyExcel có sẵn tính năng để giúp bạn tạo phiếu lương tự động, video hướng dẫn ở bên dưới
Sau khi thực hiện đầy đủ các nguyên tắc chung trên, chúng ta đi vào 3 cách để gửi phiếu lương cho từng người qua email
Cách 1: Gửi phiếu lương với file đính kèm là file pdf
Với tính năng này, mỗi người sẽ nhận được một phiếu lương ở định dạng pdf, cách thức thực hiện như video dưới
Ở phiên bản myexcel mới nhất, người dùng còn có thể đặt tên file đính kèm, và nhiều nâng cấp khác, những nâng cấp có thể tham khảo video dưới
Cách 2: Gửi phiếu lương với file đính kèm là file pdf có mật khẩu mới mở được
Với tính năng này, mỗi người sẽ nhận được một phiếu lương ở định dạng pdf và cần phải gõ đúng mật khẩu do kế toán hoặc nhân sự cung cấp mới có thể mở được phiếu lương (bảo mật cao hơn cách 1, gửi nhầm người khác cũng không mở được vì không biết mật khẩu), cách thức thực hiện như video dưới
Cách 3: Gửi phiếu lương với file đính kèm là file Excel phải có mật khẩu mới mở được
Với tính năng này, mỗi người sẽ nhận được một phiếu lương ở định dạng file excel và cần phải gõ đúng mật khẩu do kế toán hoặc nhân sự cung cấp mới có thể mở được phiếu lương , cách thức thực hiện như video dưới
Hi vọng với bài biết này sẽ cung cấp thêm thông tin cho kế toán và nhân sự để biết rằng có rất nhiều công cụ hỗ trợ công việc, chúc các bạn thành công
Hướng dẫn Cài MyExcel
